Traiteur, décoration, sécurité, sièges, divertissement, expériences interactives, la liste des fournisseurs à trouver pour un événement est longue. Leur nombre dépend de votre concept événementiel. Vu la diversité d'entreprises et d'indépendants spécialisés en la matière, le choix n'est jamais facile. D'autant plus que certaines prestations sont parfois difficiles à trouver.
Trouver les meilleurs fournisseurs requiert du temps. Avant de faire votre choix, vous devrez rechercher la liste de ceux qui sont disponibles et cela s'applique pour l'ensemble des services dont vous avez besoin. Ensuite, il ne suffira pas d'opter pour le moins cher, le plus expérimenté ou celui qui dispose du plus grand nombre de personnel. La décision se fait en fonction des résultats attendus, entre autres critères.
Où trouver des fournisseurs pour un événement ?
Trouver les bons fournisseurs pour un événement, c'est pouvoir tisser un lien de confiance pour d'autres projets par la suite. Mais la première étape pour y parvenir est la plus difficile : savoir où chercher. Commencez par consulter le site événementiel avec lequel vous collaborez. Les lieux ont généralement des fournisseurs avec qui ils travaillent régulièrement. Vous pourriez même demander à observer ceux-ci si l'opportunité se présente.
Internet est également une mine d'informations, surtout lorsqu'il s'agit de trouver des fournisseurs pour un événement. D'autant plus que vous aurez déjà un aperçu de leur travail sur leur site, mais aussi les avis de leurs anciens clients. Cela vous aidera à faire un premier tri. Lorsque vous assistez à un événement et que vous appréciez une certaine prestation, profitez-en pour demander une carte de visite. Vous pouvez même discuter rapidement avec le responsable après l'événement.
Comment procéder à la sélection ?
Dans un premier temps, compilez la liste de tous ceux que vous avez trouvés via les canaux cités précédemment. N'hésitez pas à utiliser une feuille de calcul pour avoir une vue globale de votre comparaison. Demandez des recommandations auprès de vos collègues si cela est possible.
Les fournisseurs à trouver doivent fournir des services qui correspondent au budget prévu pour votre événement. Demandez un devis à ceux qui répondent le plus aux critères que vous recherchez. En parallèle, faites le point sur les services qu'ils offrent, ainsi que leur délai et moyen de livraison. Il en est de même pour les conditions de paiements. Vérifiez bien que le professionnel dispose d'une assurance ainsi que de la licence adéquate aux services qu'il propose.
Puis, alignez vos valeurs. Est-ce que la représentation de leur entreprise convient à votre vision et vos méthodes ? Avec quels types d'événements et d'entreprises vos fournisseurs cibles coopèrent-ils ? Garantissent-ils une indemnisation en cas de non-prestation de leurs services dans les délais ? Sont-ils prêts à accorder des remises pour les coopérations à long terme ?
Si vous obtenez des réponses qui vous conviennent et que le tarif énoncé concorde avec votre budget, vous pouvez dire bingo ! Mais rien n'est jamais aussi parfait dans l'événementiel. Pour trouver des fournisseurs pour votre événement, vous devrez souvent passer par une phase de négociation.
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