L'assurance fut l'une des premières préoccupations des planificateurs d'événements depuis cette pandémie du COVID-19. Jusqu'à aujourd'hui, certains ne savent pas encore réellement à quoi s'en tenir. Néanmoins, il est déjà temps de se préparer pour la reprise et avoir la meilleure couverture vous évitera les soucis en cas d'annulation obligée.
L'avocate en assurance Mikaela Whitman est associée au bureau de New York de Pasich LLP et membre du recouvrement d'assurances du cabinet. Elle a répondu à quelques questions à ce sujet sur le site bizbash.com. Elle donne aussi quelques conseils afin d'assurer un meilleur avenir pour l'événementiel. Nous avons traduit l'interview pour vous.
Les clauses de force majeure sont-elles liées aux polices d'assurance qui peuvent couvrir les pertes résultant du coronavirus ? Si c'est le cas, comment ?
Dans l'environnement actuel, avec des interruptions d'activité et des pertes en flèche, tout le monde veut savoir comment minimiser ses coûts et éviter de futurs dommages. Les clauses de force majeure et la couverture d'assurance sont deux mécanismes pour atteindre ces objectifs. Cependant, il est important de ne pas confondre le sens des deux et de comprendre qu'il s'agit d'outils de gestion des risques distincts, parfois totalement indépendants.
Une clause de force majeure est une disposition contractuelle, présente dans une grande variété de contrats. Elle excuse l'exécution lorsqu'un événement de force majeure rend l'exécution du contrat impraticable ou impossible. Si la capacité de votre entreprise à exécuter des tâches contractuelles est compromise par le coronavirus, vous devez déterminer si le contrat comporte une clause de force majeure. Dans l'affirmative, examinez attentivement sa langue spécifique, car elle peut dicter la signification, l'effet et la portée d'un événement de force majeure.
D'autre part, une entreprise achète une police d'assurance, qui est un contrat entre l'entreprise assurée et l'assureur. Elle couvre les pertes, les réclamations et les poursuites liées à certains événements. Par exemple, plusieurs types de polices d'assurance peuvent fournir une couverture pour les pertes et les réclamations et poursuites réelles ou possibles associées au coronavirus.
Quels types d'assurance peuvent couvrir les pertes et les réclamations liées au coronavirus ?
Plusieurs types de polices peuvent fournir une couverture pour les réclamations liées aux coronavirus. Ils comprennent, sans s'y limiter, l'assurance annulation d'événement, l'assurance des biens, l'assurance responsabilité civile générale, l'indemnisation des accidents du travail et de l'employeur, l'assurance des administrateurs et dirigeants et l'assurance risques politique.
Mais il est important que les entreprises examinent toutes leurs polices d'assurance et le libellé de celles-ci. La couverture peut se trouver dans des polices qui pourraient autrement être négligées en raison d'interprétations trop larges des exclusions applicables. Elle peut se situer par exemple aux maladies transmissibles ou aux notions erronées selon laquelle la présence du coronavirus ne constitue pas une perte physique ou des dommages matériels.
À quels autres risques l'industrie hôtelière peut-elle faire face que l'assurance peut couvrir ?
Lorsque des individus assistent à des événements, à des conférences, à des restaurants, etc., ils peuvent s'exposer au coronavirus ou à la transmission de celui-ci. A leur tour, ils peuvent poursuivre le propriétaire du lieu, le promoteur de l'événement, le vendeur, le sponsor. Bref, cela affecte quiconque à qui ils pourraient en vouloir parce qu'ils ont contracté le coronavirus.
Dans de tels cas, la police d'assurance responsabilité civile générale devrait couvrir les réclamations pour dommages corporels (y compris la maladie, la mort et la détresse émotionnelle) et les réclamations pour dommages matériels (contamination).
Les politiques de responsabilité peuvent être inestimables. Elles fournissent généralement une défense contre la réclamation ou le procès ainsi que tout dommage résultant que l'assuré doit payer. Une entreprise doit se tourner vers les politiques d'indemnisation des accidents du travail et de responsabilité des employeurs. Cela s'applique lorsqu'elle fait face à des blessures corporelles ou à des réclamations liées à une maladie du coronavirus de la part de ses employés.
Que devraient faire les entreprises de l'industrie hôtelière pour maximiser leurs chances de couverture pour les pertes liées aux coronavirus ?
Sans surprise, j'ai reçu cette question assez souvent ces derniers temps. Voici quelques éléments d'action.
- Rassemblez toutes les polices d'assurance de votre entreprise en un seul endroit et examinez-les toutes.
- Ne présumez pas qu'une réclamation ou une perte n'est pas couverte. S'il y a une question concernant la couverture, discutez avec quelqu'un qui possède une expertise en assurance, probablement un avocat en assurance.
- Examinez chaque police pour toute restriction temporelle et disposition de préavis qui pourraient compromettre la disponibilité de la couverture. Par exemple, les politiques d'annulation des événements et des biens exigent souvent un avis dès que possible. Ils peuvent exiger la notification des événements “susceptibles d'entraîner une réclamation”, non seulement la réclamation elle-même.
- Tenez compte de toutes les pertes potentielles et rassemblez tous les documents à l'appui de ces pertes. Cela comprend, par exemple, les contrats de location, la présence historique aux événements et les registres de présence aux événements. Les factures annulées et en suspens, les avis de report et d'annulation en font aussi partie. N'oublions pas la documentation des frais généraux encourus en raison du coronavirus parmi les autres éléments.
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